Công nghệ trong quản lý dự án

Những công cụ quản lý dự án hiện đại không thay thế được những cuộc trao đổi trực tiếp - Derrick A. Richardson, PMP
article

Môi trường làm việc siêu kỹ thuật số ngày nay tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi hơn hơn bao giờ hết đối với các nhà quản lý dự án trong quá trình làm việc với các thành viên trên toàn cầu. Nền tảng dựa trên công nghệ đám mây cung cấp các giải pháp dự án và quản lý danh mục đầu tư tích hợp đã nổi lên, kết hợp các công cụ phân tích tình huống kinh doanh, lập bản đồ giai đoạn và bản đồ Gantt với giao diện nhóm hợp tác truyền thông theo kiểu xã hội. 
Trong khi đó, gói phần mềm tất cả-trong-một có thể hữu ích, kinh nghiệm của tôi khi thực hiện một trong các văn phòng quản lý dự án quản lý tôi là một thảm họa. Vấn đề không phải là phần mềm mà do sự thiếu hiểu biết về tổ chức về quản lý dự án và thái độ thiếu chuyên nghiệp về giao tiếp giữa các cấp bậc và hồ sơ của công ty.
Các đội thông qua nền tảng này trở nên bận rộn với các công cụ và yêu cầu của mình thay vì thực hiện những hành vi phù hợp với thông lệ quản lý dự án và ý thức chung. Nhóm dự án cho rằng khả năng giao tiếp về sự kiện quan trọng và nhiệm vụ bên trong phần mềm đã vượt trội so với email và tốt hơn nhiều so trò chuyện trực tiếp. Thêm vào đó, vì chúng ta đang ở trong một doanh nghiệp dịch vụ, các đội trở nên bị ám ảnh với việc theo dõi chi tiêu thời gian chứ không phải là thực hiện nhiệm vụ thực tế. Qua tất cả những vấn đề này có thể nói rằng các khó khăn của dự án tăng lên khi nền tảng này được thông qua.

 Truyền thống
Trong khi điều này chỉ là một ví dụ, tôi đã nhận thấy rằng các công cụ tương tự tạo ra một phụ thuộc quá nhiều vào và lạm dụng các kênh truyền thông kỹ thuật số. Chúng ta thường khoe khoang về tốc độ của các luồng thông tin và cách kết nối chúng ta. Tuy nhiên, nền văn hoá về việc phải liên tục quản lý nhiều luồng thông tin thường xuyên cồng kềnh có thể nhanh chóng xóa mờ sự liên kết giữa các thành viên. Dự án có thể trở nên quá tải với quá nhiều thông tin nếu nó được phân phối theo định dạng sai.
Một nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án là thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong đội của họ. Với tất cả các tiện ích kỹ thuật số và các nền tảng của chúng tôi, đôi khi chúng ta quên rằng quyền lực chẩn đoán và công cụ  giải quyết vấn đề hữu hiệu nhất sẵn cho bất kỳ quản lý dự án là trò chuyện trực tiếp. Lý thuyết thông tin liên lạc cũng như thành lập cho thấy rằng thông điệp được hiểu tốt nhất trong các cuộc trò chuyện mặt đối mặt kết hợp các dấu hiệu vật lý phi ngôn ngữ. Những thông điệp sẽ không thể truyền đi một cách chính xác chuyển sang cuộc trò chuyện trên điện thoại, và tin nhắn văn bản không có khả năng biếu đạt ngôn ngữ cơ thể và giọng nói thường là một cơ hội tốt để gây ra hiểu lầm và kém hiệu quả.
Sự sai lệch thông tin giữa các bên liên quan, thiếu rõ ràng về mục đích của dự án và tính cách mâu thuẫn mà làm tổn thương động nhóm là một vấn đề thường xuyên gặp phải của các vấn đề của dự án. Và gần như không thể cho người quản lý dự án nghe những điều nhỏ nhặt này thông qua một tin nhắn văn bản hoặc thông qua âm thanh lưu lại của một cuộc gọi hội nghị. Trong khi một nhóm không chung đơn vị có thể không phải lúc nào gặp mặt trực tiếp, các nhà quản lý dự án phải ưu tiên các cuộc gặp mặt đối mặt, các cuộc họp tương tác bất cứ khi nào có thể để đảm bảo độ tin cậy, thông tin liên lạc chính xác. 

Nhóm dự án có thể trở nên quá tải với quá nhiều thông tin nếu nó được phân phối theo định dạng sai.

Các công cụ kỹ thuật số có thể tăng năng suất nếu được sử dụng một cách sáng suốt và chu đáo. Nhưng các tổ chức thiếu hiểu biết về quản lý dự án, tham gia nhóm và giao tiếp thường rơi vào cái bẫy suy nghĩ rằng khối lượng và tốc độ của truyền thông là quan trọng hơn cả cuộc hội thoại chất lượng giữa các thành viên trong nhóm. 
Trong khi đánh giá một nền tảng phần mềm quản lý dự án tích hợp, một giám đốc một lần quay sang tôi và nói: “Đây là tuyệt vời! Nhóm dự án của chúng tôi sẽ không bao giờ phải gặp hoặc nói chuyện với nhau thêm bất kỳ lần nào nữa!”Sau đó tôi biết rằng người  quản lý dự án gặp phải rất nhiều rắc rối.
Công cụ quản lý dự án hiện đại giống như chiếc búa: Nó có khả năng xây dựng đẹp, cấu trúc hùng vĩ một cách dễ dàng như phá hủy sự thành công của dự án. Các kỹ năng và kinh nghiệm của người quản lý dự án sẽ làm nên sự khác biệt. 

Source: PM Network 01/2018 - 2018 JOBS REPORT