Quản lý sản xuất

Quản lý dự án trong môi trường sản xuất có thể là một thách thức. Nhà máy sản xuất là một cấu trúc tổ chức dạng chức năng (Functional Organization Structure) vì vậy các nhà quản lý dự án có ít quyền trong môi trường này so với những người khác.
article

Họ có thể thậm chí không nhận ra những tác động sâu sắc họ có thể tạo ra trong công ty. Tuy nhiên, có hai lĩnh vực quan trọng của ngành sản xuất được giao cho quản lý dự án chuyên môn: phát triển sản phẩm mới và thay đổi thiết bị. 
 
Như một người quản lý dự án trong lĩnh vực sản xuất, bạn có cơ hội để làm cho toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Các dự án phát triển sản phẩm phát sinh thường xuyên. Khi dòng sản phẩm mới và danh mục đầu tư đạt được sự chú ý nhất, các tổ chức thường ra mắt sản phẩm mới trong một danh mục sản phẩm hiện có. Đây là nơi bạn có thể thực hiện kỷ luật quản lý dự án và giúp đảm bảo các sản phẩm mới mang lại lợi ích cho công ty bạn. 
Mục tiêu đầu tiên của bạn là phát triển một dự thảo về phạm vi từ bất kỳ tài liệu có sẵn từ khách hàng hoặc khách hàng nội bộ yêu cầu các sản phẩm mới. Điều này sẽ chỉ là một dự thảo, bởi vì nếu tổ chức sản xuất của bạn không có một cơ sở hạ tầng quản lý dự án tiên tiến thì sẽ bỏ lỡ thông tin quan trọng. Vì vậy, bước tiếp theo là làm cho người quản lý dự án có được những thông tin quan trọng và nêu những giả định rõ ràng.
Tôi đã nhận ra việc tạo danh sách kiểm tra cụ thể cho từng danh mục sản phẩm thật sự rất hữu ích. Chúng bao gồm những thông tin mà tôi cần khi một sản phẩm mới được phát triển trong một danh mục đầu tư hiện có, và tất cả đều bắt đầu với ba câu hỏi. 
  • Sản phẩm này được sử dụng như thế nào? 
  • Tại sao sản phẩm mới này được yêu cầu? 
  • Đâu là  khía cạnh quan trọng của sản phẩm mới mà khách hàng cảm nhận được? 
Sau khi nhận được câu trả lời, tôi sử dụng một checklist về các thành phần cấu hình vật lý để xác bản vẽ cần thiết, các tùy chọn bao bì và các yêu cầu vận chuyển.
Khi tôi kiểm tra lại những thành phẩm không đạt chất lượng, tôi thường nhận ra là tôi đã không có đủ thông tin. Vì vậy, hãy tập thói quen đặt câu hỏi. Một trở ngại tại các doanh nghiệp không tổ chức theo dự án (non-projectized enterprises) là có thể bạn sẽ phải đi qua một đại diện bán hàng nội bộ hoặc phòng chăm sóc khách hàng, những người có thể trả lời cho bạn câu hỏi “Tại sao?” Nó sẽ mất nhiều thời gian, thực hành và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình để tìm ra cách tốt nhất có được câu trả lời. Nhưng khi tất cả mọi người tham gia hiểu bạn đang cố gắng để ngăn chặn vấn đề trước khi chúng xảy ra, mọi người sẽ nhận ra nó là lợi ích tốt nhất của họ để cung cấp tất cả các thông tin mà họ có thể. 
 
Giữ cho các bánh răng luôn quay
Quản lý dự án tốt cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi các nhà máy sản xuất yêu cầu thay đổi thiết bị. Điều này có thể có nghĩa là việc mua một mảnh quan trọng của thiết bị dây chuyền sản xuất, nâng cấp hoặc sửa đổi để thiết bị chính, việc loại bỏ các thiết bị lỗi thời hoặc một đại tu định kỳ của một máy quan trọng lớn. Tuy nhiên, nếu không hoàn thành bảo trì đúng thời hạn, trong ngân sách và trong phạm vi cho phép có thể ảnh hưởng xấu đến công ty. Quy trình quản lý dự án và kỷ luật có thể giúp đảm bảo bài tập này diễn ra suôn sẻ.
Người quản lý chức năng chịu trách nhiệm cho các thiết bị sẽ có mục tiêu duy trì đặt ra, cùng với một ngân sách, thời gian, các bộ phận cần thiết và các kỹ thuật viên lành nghề trong tay cho dự án. Như vậy, với phạm vi, đúng tiến độ và chi phí quy định rõ ràng, làm thế nào có thể sự giúp đỡ quản lý dự án? Dưới đây là một vài lĩnh vực có thể mang lại kỹ năng trong việc sửa chữa trang thiết bị. 
Tuyên bố phạm vi dự án: Nêu rõ các tiêu chí định nghĩa thành công.
Bài học kinh nghiệm: Xem lại các bài học từ các lần sửa chữa cuối cùng và chuẩn bị một cuộc họp về nhân sự được áp dụng. Hoặc, nếu không có gì được ghi lại lần cuối cùng, hãy hỏi thành viên trong nhóm người thực hiện sửa chữa kỹ thuật trước những gì sẽ làm cho một này đi tốt hơn. Lưu lại câu trả lời của họ.
Rà soát chất lượng: Tìm hiểu xem các nhà cung cấp phụ tùng và chuyên môn kỹ thuật bên ngoài đã được đánh giá dựa trên hiệu suất hay không. Có kế hoạch nào mâu thuẫn với các nhà cung cấp cho các bộ phận không thể chấp nhận hoặc chậm trễ tiến độ không? Kế hoạch để theo dõi với các khoản phải thu và các nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu đã được trả là bao nhiêu? 
Truyền thông: Xác định có nên lập kế hoạch truyền thông để thông báo cho các phòng ban có liên quan, chẳng hạn như bán hàng, nguồn nhân lực và thu mua, để cập nhật trạng thái và các sự kiện bất ngờ trong thời gian sửa chữa . 
Là một người quản lý dự án trong lĩnh vực sản xuất, bạn có cơ hội để làm cho toàn bộ tổ chức hiệu quả hơn và hiệu quả. Đừng đánh giá thấp cơ hội đó. 

Source: www.pmi.org