Scheduling trong quản lý dự án

Khi tốc độ tăng trưởng nhanh, có một điều mà các chuyên gia dự án những người nắm quyền kiểm soát dự án cần lưu ý. Chỉ có 51 phần trăm các dự án được hoàn thành đúng theo dự kiến ban đầu của họ, theo báo cáo Pulse of the Profession® của PMI.
article

Lập kế hoạch chính xác là một điều rất quan trọng giúp đảm bảo cho các đội dự án quản lý các hoạt động, nguồn lực và ràng buộc dự án để hoàn thành đúng thời hạn. Nhưng các nhà quản lý dự án cần nhiều thời gian để trở thành một chuyên gia trong việc scheduling. Ba chuyên gia dự án giải thích cách họ có được PMI Scheduling Professional (PMI-SP) ® - chứng chỉ giúp nâng cao tiếng nói của họ trong những tình huống ra quyết định quan trọng và đã đảm bảo kết quả dự án. 

Do Cong Nguyen, PMI-SP, PMP
Title: Civil engineer
Organization: JSC
Location: Ho Chi Minh City, Vietnam

Chứng chỉ đã tạo ra những lợi ích trước mắt và lâu dài cho Mr. Nguyen. Ông cóđược PMI-SP® khi làm việc trong một dự án phức tạp  ở Thủ Đức, một trong những nhà máy xử lý nước lớn nhất của Việt Nam. Dự án cần kiến thức chuyên sâu để phát triển kế hoạch và giám sát chương trình tổng thể của dự án. 
“Các kiến thức của PMI-SP đã hoàn toàn thay đổi cách tôi lên kế hoạch cho dự án. Trước khi thi PMI-SP, tôi đã scheduling mà không cần bất kỳ phương pháp cụ thể nào.  Những kiến thức có được đã giúp tôi lên kế hoạch một cách hệ thống hơn. Tôi biết những loại hoạt động nào nên được bao gồm và làm thế nào để ước lượng  chúng chính xác hơn và theo thứ tự đúng”.
Học cách xây dựng một khuôn khổ kế hoạch đã giúp sự nghiệp của Mr Nguyen  và công ty phát triển hơn. Khách hàng đã đánh giá cao năng lực lập kế hoạch của mình, trong đó có chính xác ước tính và khả năng để đặt đúng cách hoạt động, và đã giúp kiếm được hợp đồng mới cho công ty của ông. Giành được PMI-SP cũng dạy ông cách để trao quyền cho các thành viên khác bằng cách chia sẻ kiến thức của mình. 
“Bây giờ, tôi chắc chắn rằng tất cả các đội tham gia trong giai đoạn planning. Nhóm có các thành viên tham gia xác định những nhiệm vụ cần được đưa vào kế hoạch của chúng tôi, cũng như thời gian và ràng buộc của các hoạt động này. Nhóm dự án thực hiện công việc on site, vì vậy họ nắm được các thông số thực tế. Điều đó giúp  kế hoạch của chúng tôi đáng tin cậy hơn và có thể đạt được”.
 
Michelle Colodzin Gunsher, PMI-SP, PMP
Title: Senior project manager
Organization: Dignity Health
Location: Denver, Colorado, USA
 
Có đượcchứng chỉ PMI-SP đã giúp bà Gunsher hiểu rõ như thế nào là một quá trình lập kế hoạch để có thể tăng hiệu quả trong tất cả các giai đoạn. Sau khi có được PMI-SP, bà Gunsher làm việc trên một dự án quản lý tài nguyên cho một khách hàng muốn phân tích rõ bao nhiêu công việc mỗi nhân viên có thể đảm nhận. Vì vậy, cô đã giúp công ty phát triển lịch trình để đảm bảo sự phân bổ hợp lý. 
“Tôi đã có thể ứng dụng kiến thức PMI-SP ngay lập tức, chúng mang lại những cải thiện trong việc quản lý nhân lực và theo dõi dự án,” cô nói.
Nó cũng đã giúp cô dự đoán tốt hơn rủi ro. Thay vì scheduling trên giấy, bây giờ cô ấy khám phá ra rất nhiều scheduling scenarios giúp xác định phương pháp tốt nhất để ngăn chặn hoặc giảm thiểu các vấn đề phát sinh. 
“Tôi khuyên những ai muốn nâng cao kỹ năng quản lý dự án của họ nói chung - đặc biệt là tập trung vào việc lập kế hoạch dự án - nên thi lấy chứng chỉ PMI-SP. Tôi đã cải thiện đáng kể ước tính của tôi theo thời gian, và sự thành công đã được công nhận bởi các đồng nghiệp, các nhà quản lý, và lãnh đạo cấp cao.” 

Koga Akinsola, PMI-SP, PMP
Title: Project controls consultant
Organization: System One
Location: Washington, D.C., USA 

Ông Akinsola đã trở thành chuyên gia scheduling  của tổ chức sau khi được cấp chứng chỉ, có nghĩa là bây giờ họ không cần nhu cầu thuê các chuyên gia lập kế hoạch bên ngoài cho các dự án phức tạp nhất. 
“Đạt được PMI-SP đã cho tôi cơ hội đểgiao lưu với các chuyên gia vấn đề về kiểm soát dự án và lập kế hoạch và lịch trình. Kể từ khi đậu chứng PMI-SP, tôi cũng hỗ trợ các công ty khác sửa chữa một vấn đề, và đôi khi đưa ra lời khuyên và giải pháp về một vấn đề lập kế hoạch dự án.”
Hầu hết những kiến thức ông Akinsola đã đạt được thông qua đào tạo PMI-SP có thể được sử dụng ngay lập tức, chẳng hạn schedule quality, earned value management, narrative/reporting and, above all, more accurate estimates. Bây giờ ông ấy có khả năng xử lý tốt hơn trên các lĩnh vực, có thể dành nhiều thời gian hơn để giám sát thay đổi của một dự án đang diễn ra, và cung cấp các ước tính up-to-date dựa trên nhiều phương pháp. 
“Tôi luôn luôn là một phần của tất cả các dự án kiểm soát các cuộc họp, để thêm phần kiến thức của tôi đến bất kỳ điều khiển dự án và kế hoạch thảo luận nào. Tất cả những cơ hội và đặc biệt là hầu hết các chứng chỉ đã cho tôi sức mạnh để nói chuyện với các chuyên gia trong lĩnh vực lập kế hoạch.”
 
Source: www.pmi.org